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導入したらもう手放せないビジネス系オンラインサービス3選

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はじめに

私がクライアントさんにコンサルするとき、必ず始めに聞くことがあります。それは、この3つのサービスを使っているかどうか。結果は、十分に使いこなしている人は皆無です。なぜ私がこの3つのサービスに拘るかと言えば、それは、仕事の効率がぐんと上がるからに他なりません。他にもよいサービスはたくさんありますが、まずはこの3つ。恐らく、どんな起業家にとっても一度使ったら手放せない存在になります。

1)1 password(パスワード管理)

 

まずは、これ。
クライアントと仕事をするとき、いつも思うのがクラウドサービスへのログイン時間の浪費だ。10人中10人が該当する。「あれ?」などと言いながら、記憶を頼りにパスワードを何度も入れ直したり、パスワードを書いた紙やファイルが見つけられなかったり。挙げ句の果てに、どうしても思い出せずにその日はログインを断念したり。全くもって仕事にならない。きっとあなたもパスワードが思い出せなくて放置している問題がひとつやふたつはあるに違いない。

覚えやすい簡単なパスワードがなぜまずいのか

勿論、ログインがすんなり出来る人もいるが、大体、覚えやすいパスワードを使っていて、それらは意味のある言葉や数字で構成されているのだ。自分もかつてはそうだったが、起業家(経営者)にとって、ビジネスに関わる重要なサービスへのログインをそんな簡単に解読されてしまうパスワードに委ねるなんて本来は考えられない。お客様の個人情報、仕事上の機密情報、乗っ取られたり改ざんされたら困るサービスであれば、誰も想像も付かないような複雑なパスワードにする必要がある。

パスワードの使い回しがなぜまずいのか

銀行、クレジットカード、様々なSNSのほか、極めてマイナーなサービスにさえ、パスワードを全く同じにしている人がいるが、言語道断だ。最近の金融機関はさすがに厳しくなったが、どこか一カ所でも情報が漏洩してしまえば、すべて解読されたことと等しいことになるからだ。世の中漏洩事件はよくある話だ。だから漏洩を前提にして、その波及を最小限にとどめるために、全てのパスワードを変える必要がある。

世界で最も有名なパスワード管理ソフト

そこで登場するのが1 passwordである。

あなたが覚えておかなければならないのは、1 passwordにログインするためのたったひとつのパスワードだけ。だから、1  password。ネーミングの由来だ。後は、1 passwordが、全ての作業を肩代わりしてくれる。

重要なのは、新しいクラウドサービスを契約するときのパスワードを設定する瞬間だ。恐らくこれまではまずいなとは思いつつも「まあいいや」とばかりにこれまでと全く同じ簡単なパスワードを入れてしまっていたことでしょう。仮に変えたとしても、最初だけ大文字にしたり、最後に数字を足すだけ。これが危険の第一歩なのだ。

ここで1passwordが活躍する。簡単に複雑なパスワードを乱数を使ってジェネレートしてくれる。これを入力した際に、1passwordはパスワードだけじゃなく、サイトのURLと、ログインIDも同時に記憶してくれる。

パスワード管理ソフトというよりログインソフト

一度保存されたサービスは、1passwordからそのサービス名を選ぶだけで、1)勝手にブラウザーが立ち上がり、2)勝手にそのサイトのログイン画面に飛び、3)IDとパスワードが適切な場所に入力され、簡単にログインできる。その間、10秒もかからない。

私は現在、500件以上のID、パスワードおよびURLのセットをクラウド上で管理させていて、ノートパソコンからでもiPhoneからでもアクセスできる状況にしている。

ブラウザーに記憶させることは辞めた方がいい理由

パスワードの記憶機能と言えば、ブラウザーにもある。しかし少し考えて欲しい。万が一、外出先で少し目を離した隙に画面ロックされていない状態でPCを盗まれたらどうか。ロックされていたとしても、簡単なパスワードで突破されたら同じことだ。一度、ブラウザーの設定画面をみて欲しい。どんなサイトのパスワードが保存されているのか一覧になっている。つまり、アクセスし放題ということだ。

料金体系は?

1 passowrd私は4年前に導入したが、当時からパスワード管理ではダントツの人気だ。本記事執筆段階では月額2.99ドル。多少高く感じるかも知れないが、その時短効果や安心料に比べれば安い金額だと言えるのではないだろうか。

一度使ってみると、きっと無くてはならない存在になるだろう。

また、格安なファミリー契約もあるので、家族のなかで重大な被害が発生する前に、家族の安全を守る先頭に立ったらいかがだろうか?

2)Evernote(オンラインノート)

あなたは、日々のメモをどこに残しているだろうか?小さな手帳だろうか?それとも大学ノート?
4年前ことだ。ちょうど起業直前で、猛烈に学びまくっていたため、ノートも何冊にも及んでいた。起業で成功するにはインプットの量(勿論質も)が比例する。テイクノートする分量はサラリーマン時代とは全然ちがうスピードだ。しかし、これを毎日持ち歩くのは大変だし、どこに何を書いたのか、探すのがだんだん難しくなってくる。だからノートのデジタル化は必至だった。

ノートをデジタル化するに当たって、当初は手書きのノートをPDF化していたが、検索出来ないことと、手間がかかるのが問題だった。そこで、なにか便利なソフトはないか探したところ、巷でとにかく評判なのはEvernoteだった。実は私自身、当時、実際に使ってみるまで、こんなにもEvernoteが便利だとは気づかなかった。その便利さに気づいたのは、会社を辞め、会社のシステムから離れ、持ち歩くノートPCが私のオフィスの全てになってからだ。

ワープロと何が違うのか?

恐らく皆さんの中には、文書の作成くらい、ワープロでいいのではと考える人も多いだろう。しかし、ワープロとEvernoteは全く違う。ワープロを終了するときには、ファイル名と保存場所を決めて保存する。ファイル名も保存場所も自由に決められる。しかし、この自由度があだになる。つまりどこにしまったのか忘れてしまう。数年前のファイルなど簡単に散逸する。

ワープロにとっては、ファイル名は重要であり、同じファイル名は上書きされるため、必ず違ったファイル名にする必要がある。また、これかな?と思ったファイルをダブルクリックして中身がみえるまで数秒を要するが、何個もあけてみて、あれあれ?と、なかなか目的の情報に辿り着かない場合の時間ロスは大きい。

一体、Evernoteの何が便利なのか?

Evernoteは書き始めた瞬間に勝手に保存が始まっている。次回Evernoteを開いたときは、同じ状態で開かれて、すぐに再開できる。書いたものは残る。まさにノートなのである。

次に便利なのが、検索機能だ。検索すると、瞬時に本文検索され、すぐに目当ての情報に辿り着くことができる。しかも、題名をワンクリックするだけで瞬時に内容が表示される。

例えば、次回モバイルWifiの更新月を知りたいとき、一度調べてメモを残していたはずだと記憶があるとする。すると、Evernoteを立ち上げ「Wifi」で検索する。するといくつかのノートが出てきて、その中で、それらしい題名みつけだし、その題名をクリックするだけで直ぐに辿り着ける。思い立って検索して辿り着くまで数秒。仕事が捗る訳である。

全ての仕事はEvernoteからはじまる

私の場合、すべての仕事はEvernoteから始まると言っても過言では無い。私が最もよく使う用途は、

1)記事のドラフトから最終まで
2)セミナーメモ
3)気になったウェブの保存
4)コンサルティングメモ(共有)
5)書籍のドラフトから最終まで

4年間で作ったノートはおよそ3000個。毎日なんらかのメモを書いている計算だ。実はこの記事も今、この瞬間にEvernoteで書いている。

過去にEvernoteに触れた記事はいくつかあり、だからEvernote内を検索すれば、過去の記事がすぐに見つかる。ウェブで情報を検索して有益なページがあれば、ウェブページをまるごと保存できる。ブックマークとは違って、過去のそのときの情報が固定できる。コピペ、リライトも簡単だ。

保存出来るのはテキストだけじゃ無い

意外に便利なのは、スマホでの写真撮影機能だ。例えば前出の2)セミナーメモであるが、セミナー会場でノートPCでメモしている途中で、どうしても図表を写真として記録したいときなど、スマホでEvernoteを立ち上げることで、ノートに簡単に写真を挿入することが可能になります。

基本はテキスト情報なので費用は安い

月間アップロード容量が60MBまでは無料。これを超えるようならば月額600円のプレミアムに入る必要がある。ここまで使い込んでしまうと、本当に600円でいいのか、むしろ申し訳ない気持ちになってしまう。

3)Dropbox(オンラインストレージ)

私は起業してからのビジネス上の情報はすべてデジタル化して、Dropbox上に保管している。

数あるオンラインストレージの中でDropboxを選んだ理由であるが、4年前に様々なクラウドサービスを実際に使用して比較検証した結果、料金の安さ、そして同期の早さと検索性の良さでDropboxを選定した経緯がある。スペック上はGoogle Driveも最後まで候補に残っていたが、実際にハードに使うと、同期が遅くて同じフォルダーが何個も出来てしまい、残念ながら全く使い物にならなかったのだ。

PC上のフォルダーと瞬時に同期するシームレスさがいい

Dropboxの魅力は、何と言っても、オンラインストレージであることを感じさせない利便性だ。使い方は、PC上にDropboxと同期するフォルダーをつくり、そこに保存した瞬間に、クラウド上との同期が図られる。ただし、大量の画像や動画ファイルを一気に保存した場合やWifi環境が悪いと同期に時間がかかるので、注意する必要がある。当然、完全に同期が完了する前に、PCの電源を切ってしまえば、同期は不完全なまま終了してしまう。

重たいファイルほど保管するメリットが大きい

DropboxはPCでもスマホでもアクセスできるので、私は、すべてのファイルをDropboxに保存している。例えばこんな感じだ

1)契約書や領収書のPDFファイル
2)写真ファイル(スマホのバックアップ含む)
3)動画ファイル
4)各種データファイル(パワポ、ワープロ、Excell、書籍)
5)購入したプログラム
6)これまでに購入した教材

世の中には宅ファイル便などのデータ転送の仕組みがあるが、私はそういったものを使ったことが無い。なぜなら、Dropboxでは、保存しているファイルへのリンクを簡単に生成することが出来るからだ。例えば、私の過去のセミナー動画を見ておいて欲しいな、と思ったら、目の前で、動画へのリンクを生成して、メッセンジャーに貼り付ければ完了だ。

料金は思ったよりも安い

私は現在容量無制限の契約(法人向けのAdvancedコースで契約)をしているので、ビジネス上の情報は勿論、過去の家族の写真はおろか、デジタルビデオカメラの動画ファイルさえも、すべてアップロードしている。無料の2GBは直ぐにいっぱいになるので、まずは月額1200円のPlusで1TB契約からということになるだろう。

 

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